Menggandakan Dokumen Kantor

Pengertian

Menggandakan dokumen kantor, merupakan bagian dari kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor yang terkait dengan pemberian layanan penyediaan informasi untuk membantu penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja / organisasi kerja. Bentuk pekerjaan yang dilakukan adalah memperbanyak dokumen yang diperlukan dalam proses penyebaran informasi / pesan dalam rangka untuk mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan pokok dari satuan kerja.

Dalam melakukan aktivitas penggandaan diperlukan rangkaian kerja yang saling berurutan untuk mencapai tujuan secara efektif. Proses kegiatan ini tidak terlepas dari unsur kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor lain yang terkait dengan penyediaan data pendukung sehingga terciptanya dokumen kantor. 

Proses penggandaan yang dilakukan terdiri dari langkah - langkah sebagai berikut :

1.      Pembuatan dokumen kantor yang akan digandakan.

2.      Proses penggandaan.

Proses pembuatan dokumen kantor dilakukan mulai dari :

1.      persiapan pembuatan dokumen kantor,

2.      pembuatan konsep dokumen kantor,

3.      penyempurnaan konsep dokumen kantor, 

4.      pengetikan dokumen kantor,

5.      dan penetapan dokumen kantor.

Sedangkan penggandaan dokumen kantor mulai dari :

1.      penetapan pembuatan master copy,

2.      dan proses penggandaan dokumen kantor yang terkait dengan pengoperasian mesin pengganda dokumen.

Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran di zaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP, LCD Proyektor.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :

1.      Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.

2.      Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.

3.      Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.

4.      Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai

berikut :

1.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.

2.      Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.

3.      Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.

4.      Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.

5.      Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6.      Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.

7.      Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.

8.      LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :

1.      Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.

2.      Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.

3.      Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.

4.      Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut :

1.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.

2.      Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.

3.      Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.

4.      Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.

5.      Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6.      Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.

7.      Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.

8.      LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.